Tạo CRM bằng Google Sheets: Hướng Dẫn Chi Tiết A-Z (2024)

Step 1: Thiết kế cấu trúc bảng tính

Trước khi bắt đầu, chúng ta cần thiết kế cấu trúc bảng tính CRM của mình. Hãy tạo một bảng tính mới trong Google Sheets và đổi tên thành “CRM”.

Chúng ta sẽ tạo các sheet sau:

• Khách hàng: Chứa thông tin chi tiết về từng khách hàng.
• Giao dịch: Theo dõi các giao dịch đang diễn ra với khách hàng.
• Hoạt động: Ghi lại các hoạt động tương tác với khách hàng.
• Dashboard: Hiển thị các báo cáo và số liệu quan trọng.

Step 2: Tạo các trường dữ liệu

Bây giờ, chúng ta sẽ tạo các trường dữ liệu cho từng sheet.

Sheet “Khách hàng”

Các trường dữ liệu cần thiết:

• ID: Mã định danh duy nhất cho mỗi khách hàng.
• Tên: Tên đầy đủ của khách hàng.
• Email: Địa chỉ email của khách hàng.
• Số điện thoại: Số điện thoại của khách hàng.
• Công ty: Tên công ty của khách hàng.
• Nguồn khách hàng: Nguồn gốc của khách hàng (ví dụ: quảng cáo, giới thiệu, sự kiện).
• Giai đoạn: Giai đoạn hiện tại của khách hàng trong quy trình bán hàng (ví dụ: tiềm năng, đang liên hệ, đang đàm phán, đã chốt).
• Giá trị đơn hàng tiềm năng: Giá trị ước tính của đơn hàng mà khách hàng có thể mang lại.
• Người phụ trách: Nhân viên bán hàng phụ trách khách hàng.

Sheet “Giao dịch”

Các trường dữ liệu cần thiết:

• ID giao dịch: Mã định danh duy nhất cho mỗi giao dịch.
• ID khách hàng: ID của khách hàng liên quan đến giao dịch.
• Sản phẩm/Dịch vụ: Sản phẩm hoặc dịch vụ mà khách hàng mua.
• Giá trị: Giá trị của giao dịch.
• Ngày tạo: Ngày tạo giao dịch.
• Ngày chốt: Ngày chốt giao dịch (nếu có).
• Trạng thái: Trạng thái của giao dịch (ví dụ: đang chờ xử lý, đang thực hiện, đã hoàn thành, đã hủy).

Sheet “Hoạt động”

Các trường dữ liệu cần thiết:

• ID hoạt động: Mã định danh duy nhất cho mỗi hoạt động.
• ID khách hàng: ID của khách hàng liên quan đến hoạt động.
• Loại hoạt động: Loại hoạt động (ví dụ: cuộc gọi, email, cuộc họp).
• Nội dung: Mô tả chi tiết về hoạt động.
• Ngày thực hiện: Ngày thực hiện hoạt động.
• Người thực hiện: Nhân viên thực hiện hoạt động.

Step 3: Thêm dữ liệu khách hàng

Bây giờ, chúng ta sẽ bắt đầu thêm dữ liệu khách hàng vào sheet “Khách hàng”. Bạn có thể nhập dữ liệu thủ công hoặc nhập từ các nguồn khác (ví dụ: file CSV, Google Contacts).

Ví dụ:

Step 4: Tạo menu điều hướng

Để dễ dàng điều hướng giữa các sheet, chúng ta sẽ tạo một menu điều hướng trên sheet “Dashboard”.

Tạo các liên kết đến các sheet khác bằng cách sử dụng hàm HYPERLINK.

Ví dụ:

=HYPERLINK("#gid=1234567890", "Khách hàng")

(Thay thế 1234567890 bằng ID của sheet “Khách hàng”)

Step 5: Tạo báo cáo và dashboard

Sử dụng các hàm và công cụ của Google Sheets để tạo các báo cáo và dashboard trực quan.

• Biểu đồ: Tạo biểu đồ để hiển thị số lượng khách hàng theo giai đoạn, giá trị đơn hàng trung bình, v.v.
• Bảng tổng hợp: Sử dụng bảng tổng hợp để tính toán các số liệu quan trọng (ví dụ: tổng giá trị giao dịch, số lượng giao dịch thành công).
• Bộ lọc: Sử dụng bộ lọc để lọc dữ liệu theo các tiêu chí khác nhau (ví dụ: nguồn khách hàng, người phụ trách).

Step 6: Tự động hóa CRM

Sử dụng Google Apps Script để tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại.

• Gửi email tự động: Gửi email chào mừng đến khách hàng mới, email nhắc nhở về các cuộc hẹn, v.v.
• Tạo giao dịch tự động: Tạo giao dịch mới khi khách hàng đạt đến một giai đoạn nhất định trong quy trình bán hàng.
• Cập nhật dữ liệu tự động: Cập nhật dữ liệu khách hàng từ các nguồn bên ngoài.