Cách Tạo Dropdown Tự Động Trong Google Sheets: Hướng Dẫn Chi Tiết Cho Người Mới

Step 1: Chuẩn bị danh sách dữ liệu

Trước khi tạo dropdown, bạn cần có danh sách các tùy chọn mà bạn muốn hiển thị trong dropdown. Bạn có thể tạo danh sách này trực tiếp trong sheet hoặc sử dụng một sheet riêng biệt.

Ví dụ: Danh sách các loại sản phẩm: Áo, Quần, Váy, Giày, Mũ

Step 2: Tạo dropdown từ danh sách tĩnh

Đây là cách đơn giản nhất để tạo dropdown. Bạn sẽ nhập trực tiếp danh sách tùy chọn vào cài đặt dropdown.

1. Chọn ô hoặc vùng ô mà bạn muốn thêm dropdown.
2. Click vào Data (Dữ liệu) trên thanh menu.
3. Chọn Data validation (Kiểm tra dữ liệu).
4. Trong cửa sổ Data validation, tại mục Criteria (Tiêu chí), chọn List from a range (Danh sách từ một vùng).
5. Nhập danh sách tùy chọn của bạn, cách nhau bằng dấu phẩy (ví dụ: Áo,Quần,Váy,Giày,Mũ).
6. Đảm bảo ô Show dropdown list in cell (Hiển thị danh sách thả xuống trong ô) được tích chọn.
7. Click Save (Lưu).

Cài đặt Data Validation cho dropdown tĩnh

Step 3: Tạo dropdown từ một sheet khác

Nếu danh sách tùy chọn của bạn nằm trong một sheet khác, bạn có thể tham chiếu đến sheet đó để tạo dropdown.

1. Chọn ô hoặc vùng ô mà bạn muốn thêm dropdown.
2. Click vào Data (Dữ liệu) trên thanh menu.
3. Chọn Data validation (Kiểm tra dữ liệu).
4. Trong cửa sổ Data validation, tại mục Criteria (Tiêu chí), chọn List from a range (Danh sách từ một vùng).
5. Click vào biểu tượng chọn vùng (hình lưới nhỏ).
6. Chọn sheet chứa danh sách tùy chọn của bạn.
7. Chọn vùng chứa danh sách tùy chọn.
8. Click OK.
9. Đảm bảo ô Show dropdown list in cell (Hiển thị danh sách thả xuống trong ô) được tích chọn.
10. Click Save (Lưu).

Chọn vùng dữ liệu từ sheet khác

Step 4: Tạo dropdown phụ thuộc (Dropdown liên kết)

Dropdown phụ thuộc cho phép bạn tạo một dropdown thứ hai, các tùy chọn của nó phụ thuộc vào lựa chọn bạn thực hiện trong dropdown đầu tiên. Ví dụ: bạn chọn ‘Quốc gia’ là ‘Việt Nam’, dropdown thứ hai sẽ chỉ hiển thị các tỉnh thành của Việt Nam.

1. Tạo dropdown đầu tiên như hướng dẫn ở trên.
2. Chọn ô mà bạn muốn thêm dropdown thứ hai.
3. Click vào Data (Dữ liệu) trên thanh menu.
4. Chọn Data validation (Kiểm tra dữ liệu).
5. Trong cửa sổ Data validation, tại mục Criteria (Tiêu chí), chọn List from a range (Danh sách từ một vùng).
6. Sử dụng hàm INDIRECT để tạo vùng dữ liệu động. Ví dụ: nếu bạn có các sheet riêng biệt cho từng quốc gia, và tên sheet trùng với lựa chọn trong dropdown đầu tiên, bạn có thể nhập công thức như sau: =INDIRECT(A1) (trong đó A1 là ô chứa dropdown đầu tiên).
7. Đảm bảo ô Show dropdown list in cell (Hiển thị danh sách thả xuống trong ô) được tích chọn.
8. Click Save (Lưu).

Sử dụng hàm INDIRECT để tạo dropdown phụ thuộc

Step 5: Sử dụng hàm UNIQUE để tạo dropdown tự động

Hàm UNIQUE giúp bạn tạo một danh sách các giá trị duy nhất từ một vùng dữ liệu, rất hữu ích để tạo dropdown tự động cập nhật khi dữ liệu thay đổi.

1. Chọn ô hoặc vùng ô mà bạn muốn thêm dropdown.
2. Click vào Data (Dữ liệu) trên thanh menu.
3. Chọn Data validation (Kiểm tra dữ liệu).
4. Trong cửa sổ Data validation, tại mục Criteria (Tiêu chí), chọn List from a range (Danh sách từ một vùng).
5. Nhập công thức sử dụng hàm UNIQUE. Ví dụ: =UNIQUE(A1:A100) (trong đó A1:A100 là vùng dữ liệu bạn muốn lấy các giá trị duy nhất).
6. Đảm bảo ô Show dropdown list in cell (Hiển thị danh sách thả xuống trong ô) được tích chọn.
7. Click Save (Lưu).

Sử dụng hàm UNIQUE để tạo dropdown tự động